就活メールはなるべく【パソコン】で送ろう

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の説明会や応募の
アポイントメントはもちろん、お礼状・選考時・面接時など、
日程変更・キャンセルや辞退・断りメール、内定承諾メールなど、
多くの場面で採用人事宛にE-メールを使うようになりました。

その際に、よく使わるのが、
モバイル端末からのメールですが、
なるべくモバイル端末からの
メールは避けましょう

ビジネスメールの仕方として、
基本は【パソコンからの送信】です。

「モバイル端末→パソコン」

送信の場合、
パソコンに届く際は、
迷惑フォルダに送られることがあります。
故に携帯・モバイル端末からパソコンへの
メールはなるべく避けるべきです。

ほとんどの企業の場合、
パソコンでメール
閲覧・送信していることが多く
注意しましょう。

またを送ってくる際、

「パソコン→モバイル端末」

になっているとモバイル端末の方では、
自動的にフィルターが掛かり
メールが届かないケースがあります。

そのため出来れば、

「パソコン対パソコン」

というやり取りに出来ればベストです。
この点で言えば、担当者の方が、
スマートフォン(smartphone)、アイフォン(iPhone)
といったようなモバイル端末を使っている場合
モバイル端末から送信するのはOKです。

この場合は、むしろパソコンからの
送信になると、

「パソコン→モバイル端末」

になるわけですので、担当者のモバイル端末では、
自動的にフィルターが掛かり
メールが届かない可能性もあります。

就活メールを送る際は、
企業へのメールの送り方としては、
相手のネット端末に合わせて
メールを送っていきましょう。

では次項に関しましては、
メールアドレスの準備に関して書かせて頂きます。

担当者にメールで質問する際にやってはいけないこととは?

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の説明会や応募の
アポイントメントはもちろん、お礼状・選考時・面接時など、
日程変更・キャンセルや辞退・断りメール、内定承諾メールなど、
多くの場面で採用人事宛にE-メールを使うようになりました。

メールでの質問時に良くやってしまいがちな
失敗の1つとして、
「調べたらすぐにわかりそうなことを質問する」
というものがあります。

これはメールのマナーということだけでなく、
企業面接の時でも同じです。
面接時の最後には「逆質問」といって、

『何か質問はありますか?』

面接官に質問できるチャンスがあります。
しかしながら、このときにも
「調べたらすぐにわかりそうなことを質問する」と

『この就活生、うちの会社のこと調べてないな。』

と思わせる要因になり、
採用面接で落ちてしまう形となります。

就活動で企業へのメールを送る際には注意しましょう。
同じように「調べたらすぐにわかる質問」
をすることはタブーです。

就職活動について、企業の情報収集
1つの就職活動と言えます。
面接の受け答え同様に、
しっかりと何に対して質問するかを定めましょう。

また、なるべくでしたら、
「回答が短くなる質問」をするのが望ましいです。
回答が長くなるような質問ですと、
パソコンのタイピングが苦手な方ですと、
疎ましく思われることもあります。

もちろん、担当者は人事といった仕事に
付いておられますので、
パソコンが苦手という方は
少ないかと思いますが何があるかわかりませんので、
長々とした質問は避けましょう

担当者も忙しいなか求人作業を行っており、
ひとりひとりの応募者に対処して
いられない場合もあります。

ですので、担当者が忙しいということを
承知していながら、どうしても質問したいという
気持ちを伝えることが大事です。

100%の回答を求めるのは、
よろしくありません。

「さしつかえないようでしたら
回答いただけるとありがたい

というような
低姿勢の気持ちを伝えて質問することが
大切なことです。

では次項につきましては、
就活メールをする際の準備も重要ですので、
そのことについて書かせて頂きます。

就活メールを送る・返信する時間帯とタイミング

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の説明会や応募の
アポイントメントはもちろん、お礼状・選考時・面接時など、
日程変更・キャンセルや辞退・断りメール、内定承諾メールなど、
多くの場面で採用人事宛にE-メールを使うようになりました。

メールを貰った際の返信でも、
こちらからメールを送る際でも、
気を付けておきたいものの1つとして、
【時間】というものがあります。

例えば、営業マンの場合、
電話の場合忙しい始業時
昼休み中の正午から1時間程度
帰られる予定の16半時以降には、
基本、電話をしない方が良い
されています。

同じように就活時の電話でも
同じことが言えますが、
メールの場合は若干異なります。

メールはいつでも見れますので、
就活時のメール時期や時間帯
気にせず送ってしまって問題ありません

しかしながら【返信時間】
確認するべきです。
ビジネスメールは24時間以内
企業へのメールを返すのがマナーです

遅くとも貰ったメールの次の日まで
リミットだと思ってください。

理由としてはメールを送るメリットは、
「手軽さ」「迅速性」です。
もしも、メールをすぐに送り返さない場合は、
その「手軽さ」も「迅速性」のメリットも
効果が薄くなってしまいます。

数日遅れてしまったのならば、
それでは手書きの【手紙】にしてしまって
送った方が良い反応を得られます

企業にメールを送る際は、
迅速性を持って、返信メールをしていきましょう。

では次項に関しましては、
メールでの質問時に良くやってしまいがちな失敗
1つ書かせて頂きます。

添付メールを送る際の注意点

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

Eメールでメールを送る際に、
時々「添付メール」で書類や
履歴書・職務経歴書・エントリーシート(es)と
いったものを送らないといけない時は
あるかと思います。

こういった添付メールの送り方として
注意しておきたい点3つあります

1つ目は添付のし忘れです。
社会人の方でも、やりがちなミスの1つです。

「履歴書を送付させて頂きます」と書かれているのに、
しばしばファイルが添付されていない
メールを送る就活生がいらっしゃいます。

文章を書きあげたことだけに満足して、
添付作業を忘れてしまう方
いらっしゃるかと思います。
まずファイルを貼り付けてから
書き始めるようにしましょう。

2点目に重すぎるファイル
メールで送らないようにしましょう。

今は光回線の企業(会社)が多いので、
ある程度の大きいファイルでも
届くようになりましたが、
それでもいきなり10MBを超えるなどの
サイズの大きなファイルを送信するのは
マナー違反です。

ファイルサイズが大きすぎると、
企業側のメールフィルターシステムで、
排除されることもあります

もしも本当に送る必要があるのなら、
担当者の方に「送っても良いですか?」
事前の確認をするか
無料のパスワード付きの
アップローダーを利用するようにしましょう。

※アップローダーとは
アップローダーにアクセスして
公開したいファイルのアップロードを行うと、
サーバ上にファイルは保管され
ダウンロード可能な状態になるものです。

ほとんどのアップローダーは
削除機能を持つので任意のタイミングで
ファイルの公開を止めることができます。
重たいファイルでも、これならファイルを送れます。

最後の3点目に注意したいことは、
送るファイル自体の中身です。

添付することばかりを気にしてしまって、
書類の方に誤字脱字があったり、
添削する前の書類を送ってしまったり、

添付ファイル自身に不備があること
良くありますので、出来る限り
送る書類にも確認しましょう。

では次項に関しましては、
メールの返信・送信タイミングについて、
書いていこうかと思います。

ビジネスメールを送る際に【絶対に使ってはいけない文字】とは?

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

ビジネスメールを送る前に、
必ず確認したいことがあります。

企業に送るメールの場合、
どんなメールソフトを使っていて、
どんなパソコンを使っていて、
どんなモバイルソフトを使っているのか、
どんなフィルターが入っているのか、
送る側からは見えづらいものです。

故に「特殊文字」「特殊な記号」
「半角カタカナ」避けるべきです。

相手のメールソフト
パソコンモバイル端末によって、
見えないこともありますので、
使用には注意が必要です。

①やⅠなど環境依存文字の使用は、
絶対に避けましょう

また使用できない文字
使われると文字化けしてしまう
メールソフトもありますので、
そうなると全く読めなくなります。

新卒大学生を含めて、
比較的、年齢が若い
記号半角カナで企業メールを
送ってしまうこともあります。

そうなると求人・就職活動にも
支障が出ますので注意しましょう。
こちらから送る際も、返信する際でも、
注意するべき点です。

大学生の就職活動サイトでは、
書き方を教えていたり、
スケジュール・流れに合わせた
例文が載っているサイトも多いのですが、

このような基礎的なところを
忘れてしまって、メールを送る方も多いので、
改めて確認してからメールを送りましょう。

では次項に関しましては、
これも良く失敗しがちな添付メール
送信について見ていこうと思います。

メール本文では挨拶文は書くべきなのか?

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

よく手紙などでは、
時候の挨拶として、
あいさつ文を使うかと思います。

しかしビジネス上の電子メールのやり取りでは、
基本は「挨拶文はいりません」

文例として良くあるのが、

「拝啓 ○○の候、貴社ますます
ご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。」

というのが良くある例文ですが、
あいさつ文はメールでは必要ありません。

Eメールの場合は、

「お世話になります。
○○大学○○学部の○○です。」

という書き出しで問題ありません。
冒頭は、はじめてメールをやりとりするなら
「お世話になります」
二度目以降なら「お世話になっております」
にしておくのがベターです。

その後、本題に入るわけですが、
別段、その前にあいさつ文文例ではありませんが、
ただ、それだけだと事務的になりすぎてしまいます。
故に冒頭に一言入れるようなことをしてもOKです。

「先日の説明会はありがとうございました。
御社のことをより理解でき、
新しい仕事に取り組む姿勢に感動しました。」

というような内容です。
これは好みの問題ですので、
入れても入れなくとも構いません。

本題にすぐに入っても良いですし、
ちょっとした文章を入れるのもありです。
とは言え、長々とした前置きは必要ありませんので、
少し注意してメール文を作りましょう。

では次項に関しましては、
メール内で使ってはいけない文字・文章
書いていこうかと思います。

メール本文書き出しのマナー

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

メールの書き方で
案外、気を使わなければならない個所は
「書き出し」です。

就活メールの書き方として、
書き出しは無難な形
書かなければなりませんので、
ある程度の書き方のパターン
知っておくと何かと便利です。

ビジネスメールの書き方は、
「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」
基本の流れとなります。

返信メールの際は若干異なりますが、
こちらからメールを送る際は、
「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」
が基本です。

社会人のマナーとして、
まず知っておかないとならないのが、
【あいさつ】です。

まずは
「○○株式会社 人事部人事課
採用担当 □□様」
というように、
会社名、部署名、役職名、宛名を
メールの冒頭に書きましょう。

企業や部署宛てなら「御中」を、
個人宛てなら「様」を付けるのが
基本マナーです。

その後のあいさつですが、
気をつけておかなければならないのが、

「あなたは相手のことを覚えているかもしれないが、
相手はあなたことを覚えていないかもしれない。」

ということです。
あなたは担当の方を覚えているかもしれませんが、
担当者は多くの方々に出会って、
学生はもちろんのこと、
多くのビジネスマン、社会人の方に出会い、
覚えておられない可能性があります。

そこで記憶に残っていない可能性を踏まえて
「私は現在、就職活動をしております
~大学~学部の○○と申します。」
といった自己紹介は、
冒頭に必ず入れておきましょう。

何より書き出しによって、
相手に与える印象も異なってきますので、
注意しましょう。

では次項に関しましては、
手紙とかで使われる挨拶文
メールでも必要かどうか?
ということを書かせて頂きます。

ビジネスメールに「Re:」を使うのは不適切か?

就職活動(就活)において、
就職を希望する会社の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

普段のビジネスメールでも、
就活時のメールでも、
相手からメールをいただくことは
あるかと思います。

電子メールを書く場合、
1件のメールの中にあれもこれもと
用件を詰め込まないことが、
後々のスムーズなやり取りや、
検索時間の短縮につながっていきます。

件名に関しては短めに書いた方が
良いということは前回の記事
書かせて頂きました。

(就活メールで件名を書く際の注意点)

メールをもらう側も
1メール1用件にすることで、
わかりやすい件名もつけられますし、
メールの整理、管理もしやすくなります。

では、そのような観点から、
返信メール(Re: )という表記がありますが、
これは使うべきなのでしょうか?

結論から言いますと、
ビジネスで使う電子メールの返信は、
あえて件名を書き換えなくてもOKです。

件名の例文で言えば、

「Re: 届いたメールの件名そのまま」

大丈夫です。
スレッドでまとめられる性質のメールも、
整理する点で言えば、
件名を敢えて変更しない方が、
都合がよいと考えられているため、
そのまま返信する形でOKです。

しかしながら、
「Re:」が重なった場合は、
件名が見づらくなりますし、
件名の末尾が切れてしまうこともあります。
そのために削除して1つにするのが、
望ましいこともありますので注意しましょう。

就活先企業からの
メールの返信の際

「Re:Re:Re:Re:Re:問い合わせ件名」

これを

「Re:問い合わせ件名」

のように「Re:」の回数を減らして
メールを送ることが
社会人としてのメールのマナーです。

では次項に関しましては、
メール本文の書き出しについて、
書いていこうと思います。

就活メールで件名を書く際の注意点

就職活動(就活)において、
就職を希望する会社の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メール
を使うようになりました。

特にメールをこちらから送る際でも、
返信・返事を送る際でも、
重要視されるものの1つとして、
【件名】というものがあります。

日々何十~何百通とビジネスメール
処理している社会人の場合だと、
件名が幼稚な付け方や曖昧な付け方を
しているとスパム・迷惑メールを
勘違いされてしまう時があります。

特にやってはならないのが、
【件名を空白にすること】です。

件名が空白だと迷惑メールと勘違いされたり、
見逃されてしまったりすることがあるので
必ず入力しましょう。

また件名はなるべく簡潔
わかりやすいものをつけましょう。

メールは横書きですので、
文字数には気を付けるべきです。
日本人が横書きで一目でわかる文章量
20字前後と言われています。

そのために件名も1文だけですので、
20字前後が望ましいと言われています。

内容をわかりやすくするために、
括弧などでくくるのもありです。

メール例で言えば、
例えば、

・【3月30日の会社訪問の件で】辞退します
・【面接のお礼】この度はありがとうございました

といった具合にです。
とは言えいくら短くとも、

・お疲れ様です
・よろしくお願いします

これではどんな要件なのか、
誰からなのか、良くわからないと思います。
迷惑メールに間違われても
仕方がありません。

件名にも十分注意して
就活のメールを書いていきましょう。

では次項につきましては、
返信する際に使いがちな「Re:」という表記
どうするべきかを書かせて頂きます。

就活メールは今や常識?

就職活動(就活)において、
就職を希望する会社の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

採用する側の企業(会社)では、
電話面接時の態度と同様に、
メールの内容もチェックしていることも多いので、
就職活動メールにも気を抜くことはできません

就活生の方や、リクルーターなどと
メールのやり取りをする機会も
多くなってきたかと思います。

社会人の方にメールなんて送ったことがない
私が送っているメールも非常識なのでは?
と思っている方も、もしかしたら
いらっしゃるかもしれません。

就活の際に企業(会社)や相手に
メール返信質問を送る際にも
ある程度のルールとマナーが存在します。

では就職する際の
メールマナーというのは
どうするべきなのでしょうか?

まずメールを送る際に重要なことは、
メールタイトル(件名)のことです。

職種・業種・役所によっては、
ある程度の差はありますが、
忙しいビジネスパーソン(ビジネスマン)は
だいたい1日に数十通
多い人だと百通以上メールを貰っていることがあります。
そうなってくるとどう整理していたとしても、
毎日、毎日そのような状況だと、
メールは埋もれていってしまいます。

そこで次項に関しましては、
この「件名」について
詳細を書いていこうと思います。