メールに略字は使うべきなのか?

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の説明会や応募の
アポイントメントはもちろん、お礼状・選考時・面接時など、
日程変更・キャンセルや辞退・断りメール、内定承諾メールなど、
多くの場面で採用人事宛にE-メールを使うようになりました。

文章を書く際には略字を使う方
いらっしゃるかと思います。

ですがビジネス上でも、就活マナーでも、
文章で略字を書くのは、
メールの場合でも、手紙の場合でも、
封筒に書く際でも止めるべきです。

特に担当者・企業へのメールの送り方としては
略語を使うことは避けましょう

例えば、株式会社を(株)にしたり、
同じように有限会社を(有)にしたりするのは、
避けるべきです。

もちろん、ビジネス略語は知っておけば、
何かと使い勝手が良いのは確かですが、
自社内や仲間内で使うのなら大丈夫です。

しかしながら、部外者他社への文書や契約書で
略字は使うことは時に失礼と感じる方
いらっしゃいますので、使わない方が無難です。

(株)の表示の仕方もそうですが、
「朝一」や「午後一」という
表現も避けるべきです。

朝一は、朝一番はじめという意味で
会社の始業時間が9時なら、
9時のことを指す言葉です。

同じく、午後一というのは、
午後の一番はじめ、昼休みが終わってすぐなので
多くの会社では午後1時ごろになります。

こういった言葉もありますが、
「曖昧な表現になる言葉」避けましょう

このように手紙やメールを送る際でも、
略字・略語は使わない方が無難と言えますので、
注意しましょう。

では次項につきましては、
間違えやすい「敬語」について
書かせて頂きます。

担当者にメールで質問する際にやってはいけないこととは?

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の説明会や応募の
アポイントメントはもちろん、お礼状・選考時・面接時など、
日程変更・キャンセルや辞退・断りメール、内定承諾メールなど、
多くの場面で採用人事宛にE-メールを使うようになりました。

メールでの質問時に良くやってしまいがちな
失敗の1つとして、
「調べたらすぐにわかりそうなことを質問する」
というものがあります。

これはメールのマナーということだけでなく、
企業面接の時でも同じです。
面接時の最後には「逆質問」といって、

『何か質問はありますか?』

面接官に質問できるチャンスがあります。
しかしながら、このときにも
「調べたらすぐにわかりそうなことを質問する」と

『この就活生、うちの会社のこと調べてないな。』

と思わせる要因になり、
採用面接で落ちてしまう形となります。

就活動で企業へのメールを送る際には注意しましょう。
同じように「調べたらすぐにわかる質問」
をすることはタブーです。

就職活動について、企業の情報収集
1つの就職活動と言えます。
面接の受け答え同様に、
しっかりと何に対して質問するかを定めましょう。

また、なるべくでしたら、
「回答が短くなる質問」をするのが望ましいです。
回答が長くなるような質問ですと、
パソコンのタイピングが苦手な方ですと、
疎ましく思われることもあります。

もちろん、担当者は人事といった仕事に
付いておられますので、
パソコンが苦手という方は
少ないかと思いますが何があるかわかりませんので、
長々とした質問は避けましょう

担当者も忙しいなか求人作業を行っており、
ひとりひとりの応募者に対処して
いられない場合もあります。

ですので、担当者が忙しいということを
承知していながら、どうしても質問したいという
気持ちを伝えることが大事です。

100%の回答を求めるのは、
よろしくありません。

「さしつかえないようでしたら
回答いただけるとありがたい

というような
低姿勢の気持ちを伝えて質問することが
大切なことです。

では次項につきましては、
就活メールをする際の準備も重要ですので、
そのことについて書かせて頂きます。

就活メールを送る・返信する時間帯とタイミング

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の説明会や応募の
アポイントメントはもちろん、お礼状・選考時・面接時など、
日程変更・キャンセルや辞退・断りメール、内定承諾メールなど、
多くの場面で採用人事宛にE-メールを使うようになりました。

メールを貰った際の返信でも、
こちらからメールを送る際でも、
気を付けておきたいものの1つとして、
【時間】というものがあります。

例えば、営業マンの場合、
電話の場合忙しい始業時
昼休み中の正午から1時間程度
帰られる予定の16半時以降には、
基本、電話をしない方が良い
されています。

同じように就活時の電話でも
同じことが言えますが、
メールの場合は若干異なります。

メールはいつでも見れますので、
就活時のメール時期や時間帯
気にせず送ってしまって問題ありません

しかしながら【返信時間】
確認するべきです。
ビジネスメールは24時間以内
企業へのメールを返すのがマナーです

遅くとも貰ったメールの次の日まで
リミットだと思ってください。

理由としてはメールを送るメリットは、
「手軽さ」「迅速性」です。
もしも、メールをすぐに送り返さない場合は、
その「手軽さ」も「迅速性」のメリットも
効果が薄くなってしまいます。

数日遅れてしまったのならば、
それでは手書きの【手紙】にしてしまって
送った方が良い反応を得られます

企業にメールを送る際は、
迅速性を持って、返信メールをしていきましょう。

では次項に関しましては、
メールでの質問時に良くやってしまいがちな失敗
1つ書かせて頂きます。

添付メールを送る際の注意点

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

Eメールでメールを送る際に、
時々「添付メール」で書類や
履歴書・職務経歴書・エントリーシート(es)と
いったものを送らないといけない時は
あるかと思います。

こういった添付メールの送り方として
注意しておきたい点3つあります

1つ目は添付のし忘れです。
社会人の方でも、やりがちなミスの1つです。

「履歴書を送付させて頂きます」と書かれているのに、
しばしばファイルが添付されていない
メールを送る就活生がいらっしゃいます。

文章を書きあげたことだけに満足して、
添付作業を忘れてしまう方
いらっしゃるかと思います。
まずファイルを貼り付けてから
書き始めるようにしましょう。

2点目に重すぎるファイル
メールで送らないようにしましょう。

今は光回線の企業(会社)が多いので、
ある程度の大きいファイルでも
届くようになりましたが、
それでもいきなり10MBを超えるなどの
サイズの大きなファイルを送信するのは
マナー違反です。

ファイルサイズが大きすぎると、
企業側のメールフィルターシステムで、
排除されることもあります

もしも本当に送る必要があるのなら、
担当者の方に「送っても良いですか?」
事前の確認をするか
無料のパスワード付きの
アップローダーを利用するようにしましょう。

※アップローダーとは
アップローダーにアクセスして
公開したいファイルのアップロードを行うと、
サーバ上にファイルは保管され
ダウンロード可能な状態になるものです。

ほとんどのアップローダーは
削除機能を持つので任意のタイミングで
ファイルの公開を止めることができます。
重たいファイルでも、これならファイルを送れます。

最後の3点目に注意したいことは、
送るファイル自体の中身です。

添付することばかりを気にしてしまって、
書類の方に誤字脱字があったり、
添削する前の書類を送ってしまったり、

添付ファイル自身に不備があること
良くありますので、出来る限り
送る書類にも確認しましょう。

では次項に関しましては、
メールの返信・送信タイミングについて、
書いていこうかと思います。

ビジネスメールを送る際に【絶対に使ってはいけない文字】とは?

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

ビジネスメールを送る前に、
必ず確認したいことがあります。

企業に送るメールの場合、
どんなメールソフトを使っていて、
どんなパソコンを使っていて、
どんなモバイルソフトを使っているのか、
どんなフィルターが入っているのか、
送る側からは見えづらいものです。

故に「特殊文字」「特殊な記号」
「半角カタカナ」避けるべきです。

相手のメールソフト
パソコンモバイル端末によって、
見えないこともありますので、
使用には注意が必要です。

①やⅠなど環境依存文字の使用は、
絶対に避けましょう

また使用できない文字
使われると文字化けしてしまう
メールソフトもありますので、
そうなると全く読めなくなります。

新卒大学生を含めて、
比較的、年齢が若い
記号半角カナで企業メールを
送ってしまうこともあります。

そうなると求人・就職活動にも
支障が出ますので注意しましょう。
こちらから送る際も、返信する際でも、
注意するべき点です。

大学生の就職活動サイトでは、
書き方を教えていたり、
スケジュール・流れに合わせた
例文が載っているサイトも多いのですが、

このような基礎的なところを
忘れてしまって、メールを送る方も多いので、
改めて確認してからメールを送りましょう。

では次項に関しましては、
これも良く失敗しがちな添付メール
送信について見ていこうと思います。

メール本文では挨拶文は書くべきなのか?

就職活動(就活)において、
就職を希望する企業(会社)の資料請求や会社訪問の
アポイントメントはもちろん、お礼状・打合せ・連絡など、
多くの場面でE-メールを使うようになりました。

よく手紙などでは、
時候の挨拶として、
あいさつ文を使うかと思います。

しかしビジネス上の電子メールのやり取りでは、
基本は「挨拶文はいりません」

文例として良くあるのが、

「拝啓 ○○の候、貴社ますます
ご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。」

というのが良くある例文ですが、
あいさつ文はメールでは必要ありません。

Eメールの場合は、

「お世話になります。
○○大学○○学部の○○です。」

という書き出しで問題ありません。
冒頭は、はじめてメールをやりとりするなら
「お世話になります」
二度目以降なら「お世話になっております」
にしておくのがベターです。

その後、本題に入るわけですが、
別段、その前にあいさつ文文例ではありませんが、
ただ、それだけだと事務的になりすぎてしまいます。
故に冒頭に一言入れるようなことをしてもOKです。

「先日の説明会はありがとうございました。
御社のことをより理解でき、
新しい仕事に取り組む姿勢に感動しました。」

というような内容です。
これは好みの問題ですので、
入れても入れなくとも構いません。

本題にすぐに入っても良いですし、
ちょっとした文章を入れるのもありです。
とは言え、長々とした前置きは必要ありませんので、
少し注意してメール文を作りましょう。

では次項に関しましては、
メール内で使ってはいけない文字・文章
書いていこうかと思います。